Contrato para eventos: ejemplo, consejos y tips

Por Solange Martinez

En otros artículos, hemos discutido los errores comunes en la planificación de eventos. Siempre recomiendo comenzar con tener un contrato del servicio acordado. Aquí te proporcionaré algunas secciones que deberían incluirse en tu contrato, junto con consejos sobre lo que deben contener:

Servicio Contratado

Aquí definimos claramente los servicios que se están contratando, haciendo referencia a una cotización adjunta. La cotización es un documento fundamental que detalla los servicios, la fecha, el horario, el lugar y otras condiciones específicas, como la cantidad de personas, el horario de inicio y duración.

Precios y Forma de Facturación

El valor inicial cotizado es un dato básico, pero es esencial discutir algunos precios desde el principio. Por ejemplo:

• El costo de agregar una persona adicional.
• La posibilidad de extender la duración del evento y el costo asociado.
• Especificar si el valor cotizado cambiará ante un cambio en la cantidad de personas.
• Valor de elementos adicionales, como platos especiales o alimentación especial.
• Definir si existen otros pagos adicionales, como propinas. Abordaremos este tema en otro artículo.
• Establecer el método de facturación y los impuestos relacionados. Acuerda que todos los gastos se deberían entregar con comprobantes tributarios adecuados.

Garantía

En la industria de eventos, es común que los centros de eventos o banqueteros exijan una garantía para cubrir posibles daños o gastos adicionales. Esto no debería generar preocupación, pero es fundamental definir:

• Los posibles daños o gastos adicionales cubiertos.
• Cómo y cuándo se comunicarán estos posibles adicionales.
• El proceso de devolución de la garantía.

Proveedores Externos 

Especialmente para los centros de eventos, si tienes proveedores externos, debe quedar claro. Si estos proveedores requieren atención especial, debes considerarlo. Aspectos como horarios de montaje y desmontaje, requisitos técnicos y alimentación para proveedores son puntos clave a abordar.

Suspensiones del Evento

Debes definir cuál es la política del centro de eventos o productora en caso de que tú, como cliente, debas cancelar el evento. Algunas opciones habituales incluyen:

• Mantener los montos pagados hasta el momento y cambiar la fecha.
• Devolver el dinero parcialmente, dependiendo de la cercanía de la fecha.
• Cuanto más cerca de la fecha, es más probable que no se pueda devolver todo el dinero.

También es importante considerar lo que no deseamos que suceda, incluso si es improbable. Por ejemplo, ¿qué ocurre si el centro de eventos, banquetero o productora no puede proporcionar el servicio? Aunque no queremos que esto suceda, es sensato exigir la devolución según el contrato, junto con posibles multas, a menos que sea por fuerza mayor.

Algunos tips finales

En la planificación de eventos, la clave para el éxito radica en los detalles y la claridad desde el principio. Un contrato sólido con las secciones adecuadas puede proporcionar tranquilidad y prevenir sorpresas desagradables. Al comprender estas secciones esenciales, estás un paso más cerca de asegurarte de que tu evento se desarrolle sin problemas. Recuerda que cada evento es único, y adaptar el contrato a tus necesidades específicas es fundamental. 

¡Mantente atento para obtener más consejos y secretos de la planificación de eventos en mi próximo artículo! Y si en algún momento necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme. ¡Estoy aquí para ti!