Documento de Producción de Eventos: debe contener
Por Solange Martinez
Hola a todos! Solange nuevamente aquí para hablarles sobre un componente vital en la planificación de eventos: el documento de producción. Este instrumento es la piedra angular que garantiza una ejecución fluida y exitosa del evento. Mi consejo: dividirlo en dos documentos distintos para una gestión eficiente: uno público, compartido con el cliente, y otro interno, reservado para el equipo de producción.
Documento Público: La Guía de cara al Cliente
Este documento, destinado a clientes y participantes, es como la hoja de ruta del evento. Su esencia radica en la claridad y la información detallada. Aquí hay elementos clave que deben incluirse:
Agenda Detallada:Cada horario debe especificar los servicios que se brindarán. Desde la llegada hasta la despedida, cada momento del evento debe estar detalladamente planificado.
Responsable del Evento del Cliente: Identificar claramente quién es el encargado del evento por parte del cliente. Esto garantiza una comunicación efectiva y una gestión sin contratiempos.
Contactos Importantes: Enumerar los contactos esenciales para la organización, como proveedores de servicios, personal clave del evento y cualquier persona relevante, como el presidente de la empresa o invitados especiales.
Consideraciones Especiales: Incluir cualquier detalle acordado previamente, como el estilo o la calidad específica de la decoración. Estas consideraciones especiales son cruciales para alinear las expectativas.
Documento Interno: Detalles Cruciales para el Equipo de Producción
Este documento interno es la guía completa para el equipo de producción, ofreciendo información detallada y logística que no siempre es relevante para el cliente. Aquí algunas secciones cruciales:
- Listado de Proveedores: Detallar todos los proveedores que forman parte del evento, junto con los contactos principales. Esto garantiza una comunicación fluida y eficiente.
- Horarios de Armado y Desarmado: Especificar los momentos exactos en los que cada proveedor debe realizar el montaje y desmontaje. La coordinación precisa es clave para evitar contratiempos.
- Horarios de Entrega de Servicios: Indicar los horarios específicos en los que se espera que cada proveedor entregue su servicio. Esto ayuda a mantener el evento en marcha según lo planeado.
- Consideraciones Internas: Incluir detalles operativos y logísticos que no es necesario que el cliente conozca. Puede ser información sobre la disposición del personal, puntos de reunión internos, o cualquier otra consideración específica para el equipo de producción.
En resumen, la creación de estos dos documentos, uno público y otro interno, proporciona una estructura organizativa esencial. La transparencia con el cliente y la eficiencia interna son fundamentales para un evento exitoso. ¡Recuerden, los detalles son la clave del éxito en la planificación de eventos! Estén atentos para más consejos y secretos en mi próximo artículo. ¡Hasta luego!
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