Planificación de Eventos errores comunes

Por Solange Martinez

¿Sabías que el 90% de mis clientes llegan a mí después de haber tenido una mala experiencia previa con eventos que han contratado? Quiero que tú no tengas que pasar por lo mismo, y por eso quiero compartir una anécdota que resalta la importancia de la planificación minuciosa.

Imagina esta situación:

Un cliente nos solicitó incorporar una cláusula en el contrato que exigía tener hielo durante todo el evento. El hielo un «desde», al menos para los eventos que nosotros organizamos, pero para mi cliente era un detalle que hizo que un evento previo no haya sido como esperaban. Y no siempre, en el mundo de los proveedores de espacios o banquetería, estos detalles son tenidos en cuenta. Esto nos enseñó una valiosa lección: nunca subestimes la importancia de los detalles en la planificación de eventos.

Algunos Tips: Exigir Dos Documentos Cruciales

Si estás organizando un evento, te recomiendo exigir dos documentos.

El primero es un contrato: En la planificación de eventos, un contrato sólido es esencial para evitar errores comunes. La verdad es que esto está subestimado, pero yo recomiendo hacerlo y desde el mismo inicio de la contratación. Allí debe incluirse: el servicio contratado con referencia a una cotización detallada, precios y facturación con detalles sobre costos adicionales, cuales son las condiciones de eventuales garantías, proveedores externos y políticas de cancelación. La claridad y adaptabilidad del contrato son clave para el éxito del evento. Cada evento es único, por eso generalemente no suelo enviar templates de contratos que uso en forma indiscrimindad, pero en otro artículo tengo una guía guía para personalizar tu contrato. Ver un formato típico de contrato

El segundo es el «Documento de Producción de Evento», así lo llamamos nosotros, Aquí se detallan entre otras cosas, los horarios de cada actividad, los servicios contratados y todos los detalles minuciosos que has pagado, así como algunos detalles que quieres específicamente que no sean subestimados. Este documento es fundamental para asegurarte de que todo se desarrolle sin problemas. Ver artículo sobre documento de Producción de eventos

¡Mantente atento para obtener más consejos y secretos de la planificación de eventos en mi próximo artículo! Y si en algún momento necesitas mi ayuda, no dudes en contactarme. ¡Estoy aquí para ti!